Online-Handbuch zum Literaturverwaltungssystem

1. Allgemeines

Wenn Sie als Datenpfleger/in eingeloggt sind und sich im Menüpunkt Systematik befinden, können Sie an verschiedenen Stellen auf Links klicken, die Sie zur Bearbeitungs-Ansicht führen.
Wie bei der normalen Ansicht der Systematik gibt es auch hier im allgemeinen zwei verschiedene Anzeigeebenen:

• Übersicht mit den allgemeinsten Kategorien
• Detailansicht zu einer einzelnen Kategorie

Wechseln Sie in der Normalansicht der Systematik zu der Kategorie, die Sie bearbeiten wollen. Klicken Sie dort im oberen Menü auf den Link Bearbeiten. Alternativ dazu können Sie auch direkt in der Übersicht auf den Link Bearbeiten rechts neben der Ober-Kategorie der zu ändernden Kategorie(n) klicken, mit gleichem Ergebnis.
Wenn Sie eine oder mehrere Kategorie(n) der obersten Ebene bearbeiten wollen, können Sie auch in der Übersicht auf den Link Bearbeiten im oberen Menü klicken. Dann werden nur die Kategorien der obersten Ebene angezeigt, was einen besseren Überblick bringt.
In der Bearbeitungsansicht werden alle Kategorien der ausgewählten Ebene untereinander in einem Formular angezeigt, gefolgt von mehreren leeren Formularzeilen, in die Sie neu anzulegende Kategorien eingeben können (aber nicht müssen).

Um eine neue Kategorie anzulegen, ist es egal, in welcher Kategorie Sie die Bearbeitungsansicht aufrufen - das können Sie von überall tun. Näheres zum Anlegen neuer Kategorien finden Sie in Abschnitt 4.

 

2. Angaben in der Systematik

Die LivOs-Datenbank bildet die hierarchische Struktur der Systematik auf eine einzige Tabelle ab. Zu jeder Kategorie der Systematik, auf allen Ebenen, sind folgende Angaben vorgesehen:

Code

Der Code ist der Schlüssel zu einer Systematik-Kategorie. Er wird Büchern als erster Teil der Signatur zugewiesen (meistens kommt noch ein zweiter Teil zur Signatur hinzu, die Ordnungszeile). Der Code besteht aus einer kurzen, immer eindeutigen Buchstaben-Zahlen-Kombination und beginnt immer mit einem Großbuchstaben.
Am Aufbau des Codes kann man die Position der Kategorie in der Hierarchie der Systematik ablesen - kurze Codes stehen weiter oben und sind allgemeiner als längere:
In der LivOs-Demo-Systematik ist der Code B (Geschichte) die Ober-Kategorie für Ba (Geschichte allgemein), Bb (Deutsche Geschichte) usw.. Bb ist wiederum die Ober-Kategorie für Bb 1 (Epochen der deutschen Geschichte) usw., und Bb 1 ist die Ober-Kategorie für Bb 1.1 (Weimarer Republik) usw..
In einigen Systematiken wird dieses Prinzip der aufsteigenden Länge nicht konsequent eingehalten, da bei Zahlen nach 9 weitergezählt wird: Nach Ya 8 und Ya 9 wird Ya 10 als Code vergeben. Da die Kategorien Zeichen für Zeichen geordnet werden, sieht die automatische Darstellung dann so aus:
Ya 1
Ya 10
Ya 2
...
Deshalb sollten nie mehr als 9 Kategorien aufeinander folgen, die mit Zahlen benannt sind.

Wenn die Systematik gut organisiert ist, dann sind Bücher nur den Kategorien auf der untersten Ebene zugeordnet - betrachtet man die Systematik als Baum mit Verzweigungen und Blättern, dann sind die Bücher die Blätter. In "gewachsenen" Systematiken können Bücher aber auch der zweit- oder gar drittuntersten Ebene zugeordnet sein. Das wirkt meist verwirrend, man sollte es nach Möglichkeit vermeiden.

Inhalt (Kurzbeschreibung)

Die Beschreibung der Kategorie. Sie muss bei jeder Kategorie ausgefüllt sein.

Querverweise

Jede gut organisierte Systematik enthält viele hilfreiche Querverweise auf andere, inhaltlich verwandte Kategorien in der Systematik - vorzugsweise solche, die in der alphabetischen Darstellung ein Stück weit entfernt stehen.
Die Querverweise sind in LivOs aus mehreren Gründen in einem eigenen Tabellenfeld untergebracht:

• um die Daten besser zu strukturieren,
• um in der Darstellung Inhalt und Querverweise optisch voneinander trennen zu können (die Verweise werden in Klammern und in etwas kleinerer Schrift angezeigt),
• damit die thematische Recherche nicht in die Irre geführt wird. Querverweise enthalten oft Text, dessen Inhalt in der Kategorie selbst gar nicht vorkommt, weil er ja auf eine andere Kategorie verweist. Bei der thematischen Recherche wird daher in der Datenbank nur das Feld Inhalt durchsucht, die Querverweise werden ignoriert.

Aus dem letzteren Grund empfiehlt es sich auch, reine Ausnahmen im Querverweis-Feld zu notieren - alles, was bei der thematischen Recherche nicht berücksichtigt werden soll.
Die Beschreibung der Kategorie Bb 4 in der LivOs-Demo-Systematik lautet "Geschichte einzelner deutscher Bundesländer außer Baden-Württemberg". Wenn diese Beschreibung komplett im Feld Inhalt stünde, dann würden bei der thematischen Recherche unter dem Suchbegriff Baden-Württemberg auch alle Bücher mit der Systemstelle Bb 4 auftauchen. Das ist nicht beabsichtigt, weil Baden-Württemberg ja gerade nicht in Bb 4 steht. Darum tragen wir den letzten Teil der Beschreibung ("außer Baden-Württemberg") statt dessen ins Feld Querverweise ein.

Querverweise sind nicht obligatorisch, das entsprechende Feld kann also immer auch leer bleiben.

 

3. Die Angaben zu einer bestehenden Systematik-Kategorie ändern

Inhalt oder Querverweise ändern

Der Wortlaut der Beschreibung einer Systematik-Kategorie wirkt sich nicht auf die Bücher selbst aus, ihre Änderung ist daher unkompliziert. In der Bearbeitungsansicht der gewählten Kategorie können Sie beliebige Beschreibungen und Querverweise einfach durch Eingabe in die entsprechenden Felder bearbeiten.
Unten im Bearbeitungsformular befinden sich mehrere Leerzeilen, in die bei Bedarf neu anzulegende Kategorien eingetragen werden. Wenn Sie keine neue Kategorie anlegen wollen, ignorieren Sie die Leerzeilen.

Ihre Eingaben werden automatisch gespeichert, sobald Sie in LivOs eine andere Seite aufrufen. Um die Eingaben zwischendurch zu speichern, klicken Sie auf den Knopf im oberen Menü.
Ein Klick auf den Knopf versetzt das Eingabeformular in den Zustand direkt nach der letzten Speicherung zurück.

Mögliche Fehlermeldungen beim Speichern:

• Beim Systematikcode XY ist kein Inhalt angegeben.
  Sie haben bei XY den Inhalt (Kurzbeschreibung) gelöscht und nichts Neues eingetragen. Eine Beschreibung muss aber bei jeder Kategorie vorhanden sein. Tragen Sie eine neue Beschreibung ein.
  
  
• In Zeile xy ist kein Systematikcode angegeben.
  Sie haben die Beschreibung in eine der Leerzeilen ohne Systematikcode eingetragen. Löschen Sie sie und tragen Sie sie in der richtigen Zeile ein.

Wenn beim Speichern eine Fehlermeldung angezeigt wird, springt der Cursor automatisch in das beanstandete Formularfeld, so dass Sie die fehlenden Angaben gleich ergänzen können.

Code ändern

Den Code einer Systematik-Kategorie müssen Sie dann ändern, wenn die Bücher unter ungefähr der gleichen inhaltlichen Beschreibung zusammenbleiben sollen und nur die Einordnung der gesamten Kategorie in die Systematik-Hierarchie sich ändern soll - z.B. wenn Sie eine Kategorie höher oder tiefer stufen wollen. Da ggf. Bücher umsigniert werden müssen und Umsignierung immer Arbeit macht, sollte man die Systematik von vornherein so gut planen, dass Code-Änderungen nicht oder nur selten nötig werden. Der Vorgang ist daher auch etwas komplizierter als eine bloße Änderung der Beschreibung.

Unter jedem Systematik-Code in der Bearbeitungsansicht finden Sie einen Link Code ändern (nicht in der Demo-Version!). Mit einem Klick auf diesen Link können Sie den Systematikcode für diese eine Kategorie ändern.

Wenn Bücher ihre Signatur bei der angeklickten Kategorie haben, dann erscheint beim Klick zunächst eine Warn- und Informationsmeldung: Sie gibt an, wie viele Bücher umsigniert werden müssen, und weist auf die Folgen der versehentlichen doppelten Vergabe eines Systematik-Codes hin. Wenn Sie fortfahren wollen, klicken Sie OK; bei Klick auf Abbrechen wird der Vorgang abgebrochen.

Wenn Sie OK geklickt haben, erscheint nun eine Eingabeaufforderung, in die Sie den neuen Code der Kategorie eintragen. Klicken Sie anschließend auf OK, und die Kategorie wird umbenannt.

Hinweise:

• Die Hierarchie der Systematik wird von LivOs nicht selbsttätig aufgefüllt. Lesen Sie dazu auch den Hinweis zur Neuvergabe von Systematik-Code in Abschnitt 4.
  
  
• Bei der Umbenennung werden jedoch untergeordnete Kategorien automatisch mit umbenannt. Die Unterordnung erkennt die Datenbank daran, dass am Anfang des Codes dieselbe Zeichenfolge steht.
  Wenn Sie eine Kategorie höher oder tiefer stufen, kann die Umbenennung der untergeordneten Kategorien evtl. schiefgehen, weil Punkte oder Leerräume im Code nicht richtig gesetzt werden. Kontrollieren Sie in einem solchen Fall die Codes und bessern Sie ggf. durch weitere Umbenennung nach.
  Wenn Sie den Code der Kategorie Ak 5 in Ak 8 ändern, dann wird auch Ak 5.1 in Ak 8.1 umbenannt usw.; wenn Sie Ak 5 in der Hierarchie zu Ap höherstufen, wird aus Ak 5.1 jedoch Ap.1 - den Punkt müssen Sie dann von Hand entfernen und durch ein Leerzeichen ersetzen.
  Wenn Sie die untergeordnete Kategorie je nicht umbenennen wollen sollten, benennen Sie sie nachträglich von Hand zurück.
  
  
• Wenn Sie versehentlich einen Code eintragen, der schon anderweitig vergeben ist, dann werden die alte und die frisch umbenannte Kategorie vereinigt. Es kann unter Umständen schwierig werden, die beiden wieder von Hand auseinanderzusortieren. Also Vorsicht - es wird keine Warnmeldung ausgegeben, wenn dies passiert! Neu zu vergebenden Code vorher immer genau planen.
  
  
• Es kann auch durchaus einmal beabsichtigt sein, Kategorien zu vereinigen - deshalb wurde dieser Vorgang in LivOs nicht ganz verboten. Dafür funktioniert die Vereinigung besonders schnell und einfach durch Umbenennung der nicht mehr benötigten Kategorie.
  
  
• Die Bücheranzahl, die in der Umsignierungs-Meldung angegeben wird, bezieht sich nur auf die Bücher, die ihre Hauptsignatur (erste Systemstelle) in der betreffenden Kategorie haben. Bücher mit nur einer Zweit-, Dritt- oder Viertsignatur in der Kategorie werden in der Datenbank stillschweigend aktualisiert, weitere Aktionen sind nicht erforderlich.
  Wenn bei einer Code-Änderung noch nachträglich die Ordnungszeile der Buchsignaturen geändert werden muss, empfiehlt es sich, vorher eine Liste mit allen Büchern der zu ändernden Kategorie anzulegen und auszudrucken, so dass man diese Liste nach der Änderung abarbeiten und die Ordnungszeilen ändern kann. (Die Datenbank weiß ja nicht, ob und welche Ordnungszeilen geändert werden müssen.)
  
  
• Wenn bei Code-Änderung ein Buch umsigniert werden muss, führt LivOs folgendes automatisch aus:
  • Die betreffende Signatur bzw. Systemstelle wird im Buchdatensatz geändert,
  • wenn es sich um eine Hauptsignatur handelt, wird das Buch auf die Druck-Warteschleife für Etiketten und ggf. Karten gesetzt.

 

4. Eine neue Kategorie anlegen

Im Eingabeformular finden Sie unten mehrere Leerzeilen, in die Sie neue Kategorien eintragen können. Es ist dabei egal, in welcher Kategorie Sie sich gerade befinden - Sie können auch z.B. auf der Seite K neue Kategorien für P anlegen.

Wie bei den Änderungen müssen Sie bei jeder neuen Kategorie Inhalt und ggf. Querverweise eintragen, dazu in jeder benötigten Zeile den neuen Systematikcode.

Hinweise:

• Die Hierarchie der Systematik wird von LivOs nicht selbsttätig aufgefüllt.
  Wenn Sie also einer Kategorie den Systematikcode Ak 5 neu zuweisen, müssen Sie selbst sicherstellen, dass die übergeordneten Ebenen A und Ak sowie die Kategorien Ak 1 bis Ak 4 schon existieren - wenn nicht, dann legen Sie sie gleichzeitig an.
  Der Datenbank macht es keine Probleme, wenn diese Kategorien nicht existieren - aber in der Darstellung der Systematik sieht eine "verwaiste" Kategorie merkwürdig und unsauber aus.
  
  
• Anders als bei der Umbenennung von Code ist hier eine Vereinigung von Kategorien nicht vorgesehen. Es macht wenig Sinn, eine Kategorie neu anzulegen und sie gleichzeitig mit einer bestehenden zu vereinigen. Deshalb bekommen Sie nur eine Warnmeldung, wenn der Code einer neu angelegten Kategorie mit einer bestehenden Kategorie übereinstimmt, und die neue Kategorie wird nicht angelegt.

 

5. Eine Kategorie löschen

Sie können nur Kategorien löschen, denen keine Bücher zugeordnet sind - da Bücher meistens nicht weggeworfen, sondern umsigniert werden. Vor dem Löschen einer Kategorie müssen also alle ihr zugeordneten Bücher umsigniert werden, und zwar sowohl in der Kategorie selbst als auch in allen untergeordneten Kategorien.
Wenn die zu löschende Kategorie X mit einer anderen Kategorie Y vereinigt werden soll - also alle Bücher aus X nur nach Y umsigniert werden -, empfiehlt es sich, X einfach in Y umzubenennen. Die Vereinigung und die Löschung von X geschieht dann in der Datenbank automatisch. Näheres zur Umbenennung finden Sie in Abschnitt 3 unter Code ändern.

Sobald der Kategorie keine Bücher mehr zugeordnet sind, erscheint in der Bearbeitungs-Ansicht der Systematik unter dem Code der Kategorie ein Link Löschen. Sie müssen dann nur noch auf diesen Link klicken und anschließend auf OK, und die leere Kategorie wird gelöscht.